โปรแกรม ERP คืออะไรและทำไมธุรกิจยุคใหม่ถึงต้องมี

ธุรกิจสมัยนี้มีข้อมูลมหาศาล ทั้งขาย ซื้อ สต็อก การเงิน พนักงาน และอีกมากมาย ถ้าจัดไม่เป็นระบบจะยุ่งยากและผิดพลาดบ่อย โปรแกรม ERP เข้ามาช่วยแก้ปัญหานี้โดยรวบรวมทุกอย่างไว้ในที่เดียว ทำให้ทำงานง่ายขึ้น ผิดพลาดน้อยลง และตัดสินใจได้เร็วขึ้น วันนี้มาทำความรู้จักกับ ERP ให้ชัดเจนกัน

ความหมายและที่มา

ERP ย่อมาจาก Enterprise Resource Planning แปลตรงตัวว่าระบบวางแผนทรัพยากรขององค์กร เป็นซอฟต์แวร์ที่รวมระบบงานต่างๆ ของธุรกิจไว้ในที่เดียว เชื่อมโยงทุกแผนกให้ใช้ข้อมูลร่วมกันได้ แทนที่จะมีหลายโปรแกรมแยกกันอย่างโปรแกรมบัญชี โปรแกรมคลังสินค้า โปรแกรมบุคคล ที่ข้อมูลไม่เชื่อมกัน ERP นำทุกอย่างมารวมกัน ใครก็เข้าถึงข้อมูลที่ตัวเองต้องการได้ทันที

เกิดขึ้นครั้งแรกในทศวรรษ 1960 ในโรงงานผลิตเพื่อจัดสต็อกวัตถุดิบและวางแผนผลิต เรียกว่า MRP หรือ Material Requirements Planning ต่อมาในทศวรรษ 1980 พัฒนาเป็น MRP II ที่รวมงานอื่นๆ เข้ามาด้วย จนในทศวรรษ 1990 เกิดเป็น ERP ที่รวมทุกแผนกทั้งองค์กร จากโรงงานไปจนถึงสำนักงาน จากขายไปจนถึงบัญชี ครบทุกอย่างในโปรแกรมเดียว

บริษัทผู้พัฒนา ERP ที่มีชื่อเสียงได้แก่ SAP จากเยอรมนีเป็นผู้นำตลาดโลก Oracle จากอเมริกา Microsoft Dynamics และอีกหลายแบรนด์ ในไทยมีทั้งนำเข้าจากต่างประเทศและพัฒนาขึ้นเองในไทย แต่ละแบรนด์มีจุดเด่นและราคาต่างกัน เลือกให้เหมาะกับขนาดและลักษณะธุรกิจ

ระบบงานหลักใน ERP

ระบบบัญชีและการเงินเป็นหัวใจสำคัญ รวมทุกธุรกรรมทางการเงินไว้ในที่เดียว ตั้งแต่รับเงิน จ่ายเงิน ลูกหนี้ เจ้าหนี้ ทรัพย์สิน ไปจนถึงงบการเงิน ออกรายงานได้ทันทีเมื่อต้องการ ไม่ต้องรวบรวมข้อมูลจากหลายแหล่งแล้วคำนวณใหม่ ลดเวลาและความผิดพลาด ระบบคลังสินค้าจัดสต็อกสินค้าและวัตถุดิบ รู้ว่ามีอะไรเท่าไหร่ อยู่ที่ไหน เข้าออกเมื่อไหร่ แจ้งเตือนเมื่อใกล้หมดเพื่อสั่งซื้อทัน ป้องกันสินค้าขาดหรือเหลือเกิน

ระบบจัดซื้อและซัพพลายเออร์จัดใบสั่งซื้อ ติดตามสถานะสินค้า และประเมินซัพพลายเออร์ ว่าใครส่งตรงเวลา คุณภาพดี และราคาเป็นอย่างไร ช่วยเลือกซัพพลายเออร์ที่ดีที่สุด ระบบขายและลูกค้าจัดใบเสนอราคา ใบสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ และติดตามลูกหนี้ รู้ว่าขายได้เท่าไหร่ ลูกหนี้ค้างเท่าไหร่ สินค้าอะไรขายดี วิเคราะห์ได้ง่าย

ระบบผลิตสำหรับโรงงานวางแผนผลิต ใบสั่งผลิต เบิกวัตถุดิบ ควบคุมคุณภาพ และติดตามต้นทุนผลิต รู้ว่าผลิตอะไรไปเท่าไหร่ ใช้วัตถุดิบเท่าไหร่ ต้นทุนเท่าไหร่ ระบบทรัพยากรบุคคลจัดข้อมูลพนักงาน ประวัติ เงินเดือน ลา ขาด มาสาย คำนวณเงินเดือนและภาษีอัตโนมัติ ลดงานเอกสารและความผิดพลาด

ข้อดีที่ชัดเจน

ข้อมูลเป็นหนึ่งเดียวและถูกต้องเสมอ ทุกคนใช้ข้อมูลชุดเดียวกัน อัพเดตแบบ Real-time ไม่มีข้อมูลซ้ำซ้อนหรือขัดแย้งกัน เช่น ฝ่ายขายรับออเดอร์แล้วข้อมูลไปปรากฏในคลังสินค้าทันที ไม่ต้องส่งกระดาษหรือโทรบอกอีก ลดขั้นตอนและประหยัดเวลามหาศาล งานที่เคยใช้เวลาหลายวันอาจเสร็จภายในไม่กี่ชั่วโมงหรือนาที เช่น จัดทำรายงานการเงินที่เคยต้องรวบรวมข้อมูลจากหลายแผนก ตอนนี้กดปุ่มเดียวก็ได้รายงานสำเร็จรูป

ลดความผิดพลาดจากคนพิมพ์หรือคัดลอกข้อมูล เพราะข้อมูลเกิดครั้งเดียวแล้วไหลไปทั่วระบบอัตโนมัติ ไม่ต้องพิมพ์ซ้ำหลายครั้ง ตัดสินใจได้เร็วและแม่นยำกว่าเพราะมีข้อมูลครบและทันสมัย ผู้บริหารเห็นภาพรวมธุรกิจได้ชัดเจน รู้ว่าส่วนไหนดี ส่วนไหนมีปัญหา ปรับปรุงได้ทันท่วงที ควบคุมต้นทุนได้ดีขึ้น เพราะรู้ว่าใช้จ่ายไปตรงไหนเท่าไหร่ ตัดสิ่งที่สิ้นเปลืองออก

ขยายธุรกิจได้ง่ายกว่า เพิ่มสาขาหรือแผนกใหม่ก็เชื่อมเข้าระบบเดียวกันได้ ไม่ต้องสร้างระบบใหม่ทั้งหมด รองรับมาตรฐานต่างๆ ไม่ว่าจะมาตรฐานบัญชี มาตรฐานคุณภาพ หรือกฎหมายต่างๆ ช่วยให้ธุรกิจทำงานถูกต้องและผ่านการตรวจสอบได้ง่าย

ข้อเสียและความท้าทาย

ราคาแพงมากโดยเฉพาะโปรแกรม ERP จากแบรนด์ดังต่างประเทศ อาจสูงถึงหลักล้านหรือสิบล้านบาท ยังไม่รวมค่าติดตั้ง ฝึกอบรม และบำรุงรักษาประจำปี SME หรือธุรกิจเล็กอาจไม่สามารถซื้อได้ แต่ปัจจุบันมี ERP แบบ Cloud ที่เสียค่าบริการรายเดือนหรือรายปี ถูกกว่าและเข้าถึงง่ายกว่า ใช้เวลานานในติดตั้งและปรับแต่ง อาจใช้เวลาหลายเดือนหรือหลายปี ธุรกิจต้องหยุดชะงักหรือทำงานซ้ำซ้อนระหว่างเปลี่ยนระบบ

พนักงานต้องเรียนรู้ระบบใหม่ทั้งหมด บางคนปรับตัวได้ช้าหรือไม่อยากเปลี่ยน ต้องฝึกอบรมและให้กำลังใจ ต้องมีผู้เชี่ยวชาญคอยดูแลและแก้ปัญหา ถ้าระบบล่มหรือมีปัญหาจะกระทบทั้งองค์กร ต้องมีทีม IT ที่เข้าใจระบบหรือจ้างที่ปรึกษาภายนอก เพิ่มต้นทุนอีก ปรับแต่งยากถ้าต้องการฟีเจอร์พิเศษที่ไม่มีมาให้ อาจต้องจ้างโปรแกรมเมอร์เขียนเพิ่ม ซึ่งแพงและใช้เวลานาน

ใครควรใช้และเมื่อไหร่

ธุรกิจขนาดกลางขึ้นไปที่มีหลายแผนกและข้อมูลเยอะควรใช้ ERP เช่น โรงงาน ร้านค้าหลายสาขา บริษัทนำเข้าส่งออก ธุรกิจบริการที่มีลูกค้าเยอะ หรือธุรกิจที่กำลังเติบโตเร็ว ถ้าธุรกิจเล็กมากหรือคนเดียวอาจไม่คุ้ม ใช้โปรแกรมธรรมดาหรือ Excel ก็พอ แต่ถ้าเริ่มมีพนักงานหลายคนและงานซับซ้อนขึ้นควรพิจารณา ERP แบบ Cloud ที่ราคาถูกกว่า

เวลาที่เหมาะจะเริ่มใช้คือเมื่อธุรกิจมีปัญหาข้อมูลไม่ตรงกัน ทำงานช้า ผิดพลาดบ่อย หรือรายงานออกไม่ทัน ถ้าปล่อยไว้นานปัญหาจะทวีคูณ ควรแก้ตั้งแต่เนิ่นๆ อย่ารอจนวิกฤต ก่อนตัดสินใจควรศึกษาให้ดี เปรียบเทียบหลายแบรนด์ ดูเดโมและรีวิว ประเมินต้นทุนและผลตอบแทน และวางแผนเปลี่ยนระบบให้รอบคอบ ไม่ควรเปลี่ยนแบบกระทันหันเพราะจะมีปัญหาตามมามาก

เทรนด์ใหม่และอนาคต

ERP แบบ Cloud กำลังได้รับความนิยมมากขึ้น ไม่ต้องติดตั้งเซิร์ฟเวอร์เอง เข้าถึงได้ทุกที่ทุกเวลาผ่านอินเทอร์เน็ต ค่าใช้จ่ายต่ำกว่า อัพเดตอัตโนมัติ และปลอดภัยกว่า เหมาะกับ SME และธุรกิจที่มีสาขาหลายแห่ง AI และ Machine Learning ถูกนำมาใช้ใน ERP เพื่อวิเคราะห์ข้อมูลและพยากรณ์ เช่น ทำนายยอดขาย แนะนำการสั่งซื้อ หรือตรวจจับความผิดปกติ ช่วยตัดสินใจได้ดีขึ้น

Mobile ERP ทำให้เข้าถึงข้อมูลผ่านมือถือหรือแท็บเล็ต เหมาะกับพนักงานขายหรือช่างที่ทำงานภาคสนาม ไม่ต้องกลับออฟฟิศก็อัพเดตข้อมูลได้ทันที IoT หรืออินเทอร์เน็ตของสรรพสิ่งเชื่อมต่อกับเครื่องจักรและอุปกรณ์ ส่งข้อมูลเข้า ERP อัตโนมัติ เช่น เครื่องจักรแจ้งว่าต้องซ่อมบำรุง หรือเซ็นเซอร์แจ้งว่าสต็อกใกล้หมด ระบบจัดอัตโนมัติโดยไม่ต้องมีคนคอย

สรุป โปรแกรม ERP คือระบบซอฟต์แวร์ที่รวมงานทุกแผนกของธุรกิจไว้ในที่เดียว ตั้งแต่บัญชี คลังสินค้า จัดซื้อ ขาย ผลิต ไปจนถึงบุคคล ข้อดีคือข้อมูลเป็นหนึ่งเดียว ทำงานเร็วขึ้น ผิดพลาดน้อยลง ตัดสินใจได้แม่นยำ และควบคุมต้นทุนดีขึ้น ข้อเสียคือราคาแพง ติดตั้งนาน พนักงานต้องเรียนรู้ใหม่ และต้องมีผู้เชี่ยวชาญดูแล เหมาะกับธุรกิจขนาดกลางขึ้นไปที่มีข้อมูลเยอะและซับซ้อน เทรนด์ใหม่คือ Cloud ERP, AI, Mobile และ IoT ที่ทำให้ใช้งานง่ายและฉลาดขึ้น ถ้าธุรกิจกำลังเติบโตและมีปัญหาข้อมูลควรพิจารณาใช้ ERP เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและแข่งขันได้ดีขึ้น